เกณฑ์การประเมินผลการบริหารการจัดการสารสนเทศของรัฐวิสาหกิจ ประจำปี 2553 (ต่อ)

สวัสดีครับ สำหรับเกณฑ์การประเมินผลการบริหารการจัดการสารสนเทศของรัฐวิสาหกิจ ประจำปี 2553 ในวันนี้ก็จะเป็นหัวข้อสุดท้ายแล้วนะครับ ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่กล่าวถึง ระบบที่สนับสนุนการบริหารการจัดการสารสนเทศที่ตอบสนองต่อความต้องการของผู้มีส่วนได้เสียภายในองค์กร ไปติดตามกันเลยครับว่าเกณฑ์ดังกล่าวจะมีแนวทางอย่างไรในการนำไปปฏิบัติ

2.6 ระบบสารสนเทศที่ตอบสนองต่อความต้องการของผู้มีส่วนได้เสียภายในองค์กร

ระบบสารสนเทศที่ตอบสนองต่อความต้องการผู้รับบริการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กร เป็นส่วนหนึ่งของการประเมินระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 ซึ่งประกอบด้วย

2.6.1 การลดขั้นตอนและการอำนวยความสะดวกแก่พนักงานและผู้รับบริการภายในองค์กร

• การลดระยะเวลาในการให้บริการแก่ผู้ใช้บริการ / อนุมัติ / อนุญาต

ระบบสารสนเทศที่สามารถนำเข้ามาช่วยในกระบวนงานภายในขององค์กร โดยสามารถนำมาใช้สนับสนุนการปฏิบัติงานขององค์กรได้ ซึ่งสามารถลดระยะเวลา / ลดขั้นตอน การปฏิบัติงานภายในองค์กรได้ เช่น ระบบการจองห้องประชุม ระบบการลาหยุด ซึ่งสามารถลดขั้นตอนโดยส่งผ่านถึงผู้มีอำนาจอนุมัติโดยตรง โดยไม่ต้องส่งผ่านตัวกลาง หรือ ลดแบบฟอร์มกระดาษ ซึ่งผู้ยื่นเรื่องสามารถทราบผลการพิจารณาได้ด้วยตัวเอง และในเวลาอันรวดเร็ว เป็นต้น

ในกรณีที่แผนงานไม่ชัดเจน หรือ ผลลัพธ์ไม่สอดคล้องกับหัวข้อประเมิน จะพิจารณาจาก :
– มีการดำเนินการลดระยะเวลาการให้บริการได้ในส่วนของผู้ใช้บริการภายในโดยเห็นผลอย่างชัดเจนและมีการสำรวจหรือหลักฐานอ้างอิงว่าผู้ใช้บริการภายในได้มีความพึงพอใจ

• ความสะดวกในการให้บริการ เช่น การนำระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยการสื่อสารภายในองค์กร การติดต่อระหว่างหน่วยงานภายในรัฐวิสาหกิจได้หลายช่องทาง

ระบบสารสนเทศสามารถนำเข้ามาช่วยในการสื่อสารภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถนำมาถ่ายทอดนโยบาย ข้อมูลสำคัญต่าง ๆ จากระดับบนสู่ระดับล่าง (ระดับผู้บริหาร สู่ ระดับพนักงาน) และในทางกลับกันก็สามารถรับฟังความคิดเห็น หรือรับข้อมูลสำคัญจากระดับล่างขึ้นสู่ระดับบนได้ จากความสำเร็จของระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ทำให้องค์กรส่วนหนึ่งได้นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้สำหรับบุคลากรภายในองค์กรเอง เรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) ซึ่งเป็นระบบปิดที่ให้บริการสื่อสาร การปฏิบัติงานร่วมกัน และการอำนวยการเฉพาะภายในองค์กร โดยความสามารถในการเผยแพร่ข้อมูลผ่านระบบดังกล่าว ทำให้ขอบเขตการบริหารงานขยายตัวออกไปมาก ผู้บริหารสามารถใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารเว็บ (Web documents) และซอฟต์แวร์กลุ่ม (work-group software) ในการสื่อสารกับพนักงานนับพันคนได้บ่อยเท่าที่ต้องการ หรือแม้แต่ใช้ในการสื่อสารกับกลุ่มพนักงานที่ออกไปทำหน้าที่เฉพาะด้านที่อยู่ไกลออกไปมาก

แนวทางโดยสรุป : เพื่อให้ผู้ใช้บริการภายในองค์กรสามารถติดต่อกันได้หลายช่องทาง และให้บริการด้วยความรวดเร็ว รวมทั้ง มีความสะดวกในการใช้บริการระหว่างหน่วยงาน และเกิดความเข้าใจภายในองค์กรเอง และสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร รวมทั้งถ่ายทอดนโยบาย ข่าวสาร และข้อมูลสำคัญต่าง ๆ

ในกรณีที่แผนงานไม่ชัดเจน หรือ ผลลัพธ์ไม่สอดคล้องกับหัวข้อประเมิน จะพิจารณาจาก :
– มีการให้ความสะดวก Stakeholder เท่าที่พึงกระทำได้ และการติดต่อระหว่างหน่วยงานภายในรัฐวิสาหกิจได้หลายช่องทาง และมีการสำรวจหรือหลักฐานอ้างอิงว่าทุก Stakeholder มีความพึงพอใจ
– มีระบบกระจายข่าวสาร/ข้อมูลให้เหมาะสมเฉพาะกลุ่ม/ฝ่าย
– ในแต่ละฝ่ายจะสามารถ distribute ข่าวสารกันภายในฝ่ายได้

2.6.2 การนำระบบสารสนเทศมาใช้เพื่อลดต้นทุนการผลิตหรือต้นทุนการให้บริการ

ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการผลิต อาจเชื่อมโยงถึงระดับการวางกลยุทธ์ โดยระบบฯ จะช่วยเหลือในการจัดเตรียมวัตถุประสงค์ของการผลิตสินค้าในระยะยาว เช่น การหาสถานที่ตั้งโรงงานใหม่ หรือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีการผลิตแบบใหม่
ในระดับผู้บริหารงาน ระบบฯ ช่วยวิเคราะห์และตรวจสอบค่าใช้จ่าย และการใช้ทรัพยากรในการผลิตสินค้า
ระดับผู้ชำนาญการ ระบบฯ สร้างและเผยแพร่แบบสินค้าใหม่ ๆ หรือความรู้ที่เกี่ยวข้องกับการผลิต
ในระดับผู้ปฏิบัติการ ระบบฯ จะสนับสนุนการติดตามสถานะการทำงานในกระบวนการผลิต

แนวทางโดยสรุป : การนำระบบสารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือช่วยลดต้นทุนของการผลิต / การให้บริการ ซึ่งผลที่ได้สามารถสะท้อนถึงต้นทุนการผลิต / การให้บริการอย่างเป็นรูปธรรม

ตัวอย่าง : รัฐวิสาหกิจที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้า อาจนำระบบฯ มาใช้เพื่อช่วยในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้งให้สอดคล้องตามปริมาณการใช้งาน หรือเพื่อให้มีราคาต่ำสุด (Economic order quantity) หรือกรณีที่ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ขององค์กรเป็นการบริหารงาน อาจนำระบบฯ มาช่วยในการปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพและลดระยะเวลาการทำงาน ทำให้สามารถลดบุคลากรและค่าใช้จ่ายของวัสดุสำนักงาน ซึ่งทำให้องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้

ในกรณีที่แผนงานไม่ชัดเจน หรือ ผลลัพธ์ไม่สอดคล้องกับหัวข้อประเมิน จะพิจารณาจาก :
– มีการนำระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยในการลดต้นทุน ซึ่งเป็นต้นทุนหลัก/ค่าใช้จ่ายหลักขององค์กร โดยเห็นผลที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน
– มีการประเมินความคุ้มค่าของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ

2.6.3 ระบบ Back Office ที่สามารถ Share ข้อมูลระหว่างหน่วยงานอื่นภายในองค์กรได้

ระบบ Back Office คือ ระบบที่ประกอบฟังก์ชันงานหลักในส่วนของการบริหารจัดการภายในองค์กร เช่น ระบบคงคลัง ระบบงานการเงินและระบบงานบัญชี ระบบทรัพยากรมนุษย์ ระบบงานการผลิต และระบบงานอื่น ๆ ที่มีความจำเป็นเฉพาะในแต่ละองค์กร ซึ่งข้อมูลในแต่ละระบบงานจะถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลหลักขององค์กร และมีการเชื่อมโยง และ Share ข้อมูลระหว่างหน่วยงานอื่นภายในองค์กรได้ โดยที่ต่างฝ่ายที่มีข้อมูลจะต้องหารือร่วมกันเพื่อ Share ข้อมูลในลักษณะของการเข้าสู่ข้อมูลของหน่วยงานอื่น โดยมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีเพื่อป้องกันผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ใช้ข้อมูล

แนวทางโดยสรุป : ระบบ Back Office ที่สามารถ Share ข้อมูลระหว่างหน่วยงานภายในได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้มาตรฐานรหัสข้อมูลและมาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลเดียวกัน ผ่านเครือข่าย Intranet ภายในองค์กร ซึ่งมีระบบการกำกับการเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสม โดยมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลเข้าถึงข้อมูลได้

ในกรณีที่แผนงานไม่ชัดเจน หรือ ผลลัพธ์ไม่สอดคล้องกับหัวข้อประเมิน จะพิจารณาจาก :
– สามารถ Share ข้อมูลระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรได้
– สามารถ Share ข้อมูลระหว่างฝ่าย/บุคคลอย่างเหมาะสม
– มี Security ที่ดีในการเข้าถึงข้อมูล และเห็นข้อมูลได้เฉพาะตามสิทธิ์ที่มี

2.6.4 การนำระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)

ระบบสารสนเทศสามารถช่วยส่งเสริมด้านการเรียนรู้ได้อย่างสะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะแวดล้อมที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จึงมีความจำเป็นต้องให้บุคลากรเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ โดยอาศัยช่องทางของระบบฯ ที่มีจุดเด่นในความคล่องตัวในการเผยแพร่ และเข้าถึงจากจุดต่าง ๆ รวมถึงความรวดเร็วในการปรับเปลี่ยนเนื้อหา นอกจากนี้ ยังประยุกต์ให้สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการสะสม และรวมรวมข้อมูลความรู้ความชำนาญของบุคคลให้คงอยู่ภายในองค์กรได้

แนวทางโดยสรุป : ระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร และสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่าง ๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงานขององค์กรได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและเหมาะสมกับสถานการณ์ รวมทั้ง ต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของบุคลากรในองค์กรให้เป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ และมีการเรียนรู้ร่วมกัน

ตัวอย่าง :
1. การใช้ระบบเครือข่ายที่มีอยู่และพัฒนาเป็น Web based Training ที่มีหลักสูตรที่หลากหลายและสามารถเข้าใช้ได้ตลอดเวลา
2. ใช้หลักสูตรแบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ช่วยในการฝึกอบรมเพื่อให้ความเข้าใจมากขึ้น
3. สำหรับองค์กรที่มีบุคลากระจัดกระจายตามที่ต่าง ๆ อาจใช้ระบบ e-learning มาปรับใช้ให้เหมาะสม
4. การจัดทำห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้เกิดความสะดวกในการเข้าใช้บริการ
5. ทางด้านการเผยแพร่ความรู้อาจมีการเขียนบทความภายในและขึ้นตามเว็บไซต์ภายในของแต่ละฝ่ายเพื่อเป็นการถ่ายทอดความรู้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

สำหรับหัวข้อของ CG & ITG และองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องนี้ ผมจะนำเสนออะไรในครั้งหน้า โปรดติดตามต่อไปนะครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: