การพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีจุดอ่อนและอาจนำไปสู่ความเสียหาย

แน่นอนละครับว่า การปฏิบัติงานต่าง ๆ ทางด้านคอมพิวเตอร์ การพัฒนาระบบงาน รวมถึงจุดอ่อนของการพัฒนาระบบงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ อาจก่อให้เกิดการทุจริตในรูปแบบต่าง ๆ ได้ ฉะนั้น ผมว่าการปฏิบัติงานในเชิงป้องกันปัญหาก่อนที่ปัญหาจะเกิดย่อมดีกว่าการที่ปล่อยให้เกิดปัญหาแล้วมาแก้ไขในภายหลังครับ

ขั้นตอนการพัฒนางานโดยองค์กรเองหรือว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอก รวมทั้งการ Customize หรือ Modify โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อการใช้งานทั่วไป อาจสร้างปัญหาให้องค์กรได้ โดยมีเหตุการณ์/การกระทำบางประการที่จะสร้างความเสียหายให้กับองค์กร ซึ่งมีแนวทางการควบคุมและจัดการกับความเสี่ยงได้ระดับหนึ่งดังนี้

ความเสี่ยงจากเหตุการณ์และ/หรือการกระทำ
1. การวิเคราะห์และประเมินผลได้และเสียที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงภายนอก ทั้งทางด้านเทคโนโลยี นวัตกรรมต่าง ๆ ของบุคลากร การควบคุม การตรวจสอบ การบริหารความเสี่ยงที่ไม่เหมาะสม และไม่อาจตอบสนองความต้องการหรือกลยุทธ์และเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไปได้ทันเวลา

2. ผู้บริหารระดับอาวุโสละเลยความรับผิดชอบและการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบงานโดยอ้างเหตุผลว่าเป็นเรื่องทางเทคนิค เกินกว่าจะทำความเข้าใจได้ และมิได้มอบหมายให้มีกระบวนการพัฒนางานอย่างมีระบบที่ต้องมีการประเมินงานทุกขั้นตอน

3. ผู้วิเคราะห์ระบบงานไม่เข้าใจระบบงานและความต้องการของผู้ใช้ข้อมูล (Users) ดีพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทางการประมวลข้อมูลที่ไม่เหมาะสม ซึ่งจะส่งผลให้คู่มือการปฏิบัติงานและโปรแกรมงานขาดสาระที่สำคัญไปหรือเกินความเป็นจริง

4. การออกแบบระบบงานผิดพลาด ทั้ง ๆ ที่มีรายละเอียดความต้องการของผู้ใช้ข้อมูลและด้านเทคนิคครบถ้วน สาเหตุประการหนึ่งเนื่องมาจากการใช้วิจารณญาณที่ต่างกันของผู้ออกแบบระบบงานแต่ละคน

5. พนักงานที่มีส่วนในการออกแบบระบบงานไม่มีความสามารถ หรือในกรณีที่ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน ก็ได้มีการ Modify และ/หรือ Customize ระบบงานหลักที่ต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนงานปฏิบัติงานของโปรแกรมหลักให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานแบบเดิม ๆ ที่ผู้ใช้เคยชิน

6. ผู้วิเคราะห์ระบบงานและผู้เขียนโปรแกรมออกแบบระบบงานและโปรแกรมตามความพอใจของตนเอง โดยไม่คำนึงถึงผู้ใช้ข้อมูลซึ่งเป็น เจ้าของระบบงาน หรือคิดว่าตนเองเข้าใจความต้องการดีกว่าผู้ใช้ข้อมูลเอง จนบางครั้งการออกแบบระบบงานที่ยากเกินความสามารถของผู้ใช้ข้อมูลหรือ

ในกรณีองค์กรซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน แต่ผู้ใช้ไม่เข้าใจ “function” การทำงานต่าง ๆ ดีพอ จึงมีความพยายามในการ “Modify” และ/หรือ “Customize” ระบบงานใหม่

7. การสื่อสารความเข้าใจระหว่างฝ่ายพัฒนาระบบงาน ฝ่ายผู้ใช้ข้อมูลและฝ่ายบริหารระดับสูงอยู่ในสภาพที่ใช้ไม่ได้ หรือต้องปรับปรุงอีกมาก

8. ไม่ได้วางหลักเกณฑ์ไว้ว่าเมื่อใดจึงควรจะหยุดการพัฒนาระบบนั้นได้แล้ว เช่น การคาดคะเนค่าใช้จ่ายไว้ต่ำเกินไปมาก ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป หรือมีกฎหมายใหม่ ๆ เกิดขึ้น จะมีผลทำให้ได้รับผลประโยชน์ไม่คุ้มกับค่าใช้จ่ายที่เสียไป

9. มีช่องทางล่อใจให้พนักงานผู้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบงานบางคนพยายามสร้างวิธีการคดโกงหรือทำลายระบบงานนั้นระหว่างการพัฒนาระบบงาน เช่น ผู้เขียนโปรแกรมอาจเขียนบางส่วนของโปรแกรมให้สามารถล่วงล้ำการควบคุมของโปรแกรมระบบงานอื่นเพื่อประโยชน์ของตนเอง โดยวิธีนี้ผู้เขียนโปรแกรมไม่จำเป็นต้องเข้าไปในศูนย์คอมพิวเตอร์ก็สามารถฉ้อฉลข้อมูลได้

10. ระบบงานซึ่งไม่สามารถปรับปรุงแก้ไขทางด้านเทคนิคหรือทางด้านค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่ง เท่ากับเป็นการบีบบังคับหรือกดให้องค์กรอยู่ในสภาพเช่นนั้นตลอดไม่สามารถปรับตัวให้ทันต่อสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป

11. 1) แนวความคิดและความเข้าใจของพนักงานผู้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบงานแต่ละคนแตกต่างกัน ทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่บรรลุเป้าหมาย
2) ไม่เข้าใจในภาพรวมถึงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งการไม่เชื่อมโยงความสัมพันธ์ของผลกระทบต่าง ๆ จากการเปลี่ยนแปลงไว้ด้วยกันทั่วทั้งองค์กร

ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้
1. สูญเสียค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น เนื่องจากการพัฒนาระบบงานไม่คุ้มค่า (Unjustified systems) และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการ แข่งขันในทางธุรกิจอันเนื่องมาจากการพัฒนาระบบงานที่มิได้สนองตอบความต้องการขององค์กรที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง

2. นอกจากจะสูญเสียค่าใช้จ่ายและไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ทางด้านการแข่งขันแล้ว ยังทำให้ฝ่ายบริหารขององค์การตัดสินใจผิดพลาดด้วยจากระบบงานที่ไม่เอื้ออำนวยให้มี “สารสนเทศ” ที่เหมาะสมเพื่อการบริหารและการจัดการที่ดีด้วย

3. สูญเสียค่าใช้จ่ายและทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจผิดพลาดได้ในขั้นตอนที่สำคัญ ๆ ซึ่งจะมีความเสียหายตามมาจากความเสี่ยงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้อีกมาก

4. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีผิดพลาดจาก Logic หรือใช้ระบบการบัญชีที่ไม่เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ทำให้ผู้บริหารตัดสินใจผิดพลาดหรือเสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลเกินความจำเป็น

5. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีผิดพลาดหรือระบบบัญชีไม่เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ทำให้ผู้บริหารตัดสินใจผิดพลาดหรือเสียค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น โดยเฉพาะการ Up-date ระบบงานหลักในภายหลัง โดย Supplier ไม่อาจดำเนินการได้ตามมาตรฐานที่ควรจะเป็นหากมีการ Modify/Customize โปรแกรมหลัก ๆ

6. สูญเสียค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบงานโดยไม่ได้รับผลประโยชน์ใด ๆ เนื่องจากผู้ใช้ข้อมูลไม่สามารถปฏิบัติงานตามที่ออกแบบไว้ได้ ทำให้ระบบงานนั้นถูกละเลยโดยสิ้นเชิง หรือทำให้การประกอบธุรกิจขององค์กรชะงักงันได้

สำหรับความเสียหายที่เกิดจากการ “Modify” และ/หรือ การ “Customize” นั้นก็อาจเกิด “จุดอ่อน” ตามมาได้มากมายและเกินกว่าที่ผู้บริหารและ Users จะคาดคะเนได้

7. 1) การตัดสินใจผิดพลาด
2) ผลตอบแทนการพัฒนา
3) ระบบงานใหม่ไม่คุ้มค่า
4) เสียประโยชน์จากการแข่งขัน
5) การประมวลผลหยุดชะงัก
6) ค่าใช้จ่ายมากเกินไป
7) การทุจริต
8) การประมวลผลผิดพลาด
9) การบันทึกบัญชีไม่ถูกต้อง

8. 1) สูญเสียค่าใช้จ่ายไปโดยไม่ได้รับประโยชน์คุ้มค่า
2) ใช้ IT ไม่สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจ/องค์กร
3) ใช้ IT ไม่คุ้มค่า

9. 1) การบันทึกข้อมูลทางบัญชีผิดพลาดก่อให้เกิดการทุจริต หรือทรัพย์สินสูญหายหรือถูกทำลาย
2) อาจมีความเสียหายที่เกิดขึ้นได้ ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น

10. 1) สูญเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่ได้รับประโยชน์คุ้มค่าและอาจต้องพัฒนาระบบงานขึ้นใหม่ทั้งหมด แทนที่จะเปลี่ยนแปลงเพียงบางส่วน ซึ่งจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น
2) เกิดปัญหาซ้ำซาก ทำให้องค์กรตกอยู่ในวังวนของปัญหาต่างๆ
3) ปัญหาอื่น ๆ ตามที่ได้กล่าวมาแล้วเกือบทุกข้อ

11. 1) การบันทึกข้อมูลทางบัญชีอาจผิดพลาดสูญเสียค่าใช้จ่ายไปโดยไม่ได้รับผลประโยชน์คุ้มค่า และยังอาจทำให้ธุรกิจขององค์กรชะงักงันได้
2) การไม่เข้าใจผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศในภาพโดยรวม อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่าง ๆ ได้ ตามที่ได้สรุปมาในข้อต้น ๆ ได้ทั้งหมด

ครั้งหน้าไปต่อในส่วนของการจัดการและการควบคุมจุดอ่อนของการพัฒนาระบบงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศบางประการกันครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: